Безкоштовна CRM система для обліку замовлень: зробили під себе — відкриваємо доступ

Ми ремонтуємо техніку в трьох містах і приймаємо пристрої поштою з усієї країни. У якийсь момент стало зрозуміло: зошит на прийомі, файл із залишками запчастин і окремий зошит із грошима більше не тримають потік. Ми зробили собі систему обліку замовлень — і зараз відкриваємо до неї доступ іншим майстрам. Це повноцінна безкоштовна CRM система, а не демоверсія на два тижні.

Що ламається, коли облік живе в зошиті

Проблема не в тому, що зошит незручний. Проблема в тому, що по ньому неможливо відповісти на прості питання.

Скільки насправді заробив цей ремонт. Робота — 1 100 грн, запчастина — 1 400 грн. А скільки та запчастина коштувала нам, коли ми її купували три місяці тому? Якщо собівартість береться «приблизно», то й маржа виходить приблизна, і вся арифметика місяця тримається на відчуттях.

Де зараз цей пристрій. Клієнт телефонує на четвертий день і питає, як там його ноутбук. Майстер у цей момент паяє, приймальник дивиться в зошит і бачить рядок, написаний тиждень тому. Далі — «зараз уточню, передзвоню».

Хто що обіцяв. Через два тижні клієнт каже, що йому називали іншу суму. Довести нічого: запису про те, хто і коли міняв оцінку, не існує.

Скільки нарахувати майстру. Відсоток рахують від суми замовлення — разом із запчастинами. Тобто майстер отримує відсоток із деталі, яку просто вкрутив. Порахувати окремо по роботах руками наприкінці місяця можна, але цим ніхто не займається.

Чому ми не взяли готову систему

Готові CRM для сервісних центрів в Україні є, і вони непогані. Ми їх дивилися. Дві причини, чому не підійшли саме нам.

Перша — щомісячна плата за набір функцій, з яких мастерня використовує третину. Друга, важливіша: у нас є речі, яких у типовій системі просто немає. Ми приймаємо техніку Новою Поштою, і поштове замовлення — це інший процес, ніж коли пристрій принесли в руки. Інша ставка майстру, інша логіка узгодження ремонту, інша комунікація з клієнтом. Переробити чужу систему під це не можна, а працювати «майже правильно» в обліку означає не працювати взагалі.

Тому систему писали разом із розробником, а вимоги диктувала мастерня — не абстрактне ТЗ.

Що вміє наша CRM система для обліку замовлень

Замовлення на ремонт від прийому до видачі. Квитанція з чек-листом стану пристрою при прийманні — саме той документ, який рятує, коли через тиждень з’ясовується подряпина на кришці. Воронка статусів під власний процес. Історія «хто що змінив». Кілька пристроїв в одному замовленні, якщо людина принесла ноутбук і планшет одразу.

Склад запчастин із реальною собівартістю. Ціна деталі береться з приходу, а не зі стелі, і видається прямо в замовлення. Маржа ремонту виходить справжня.

Каса окремо по формах оплати. Готівка, термінал, рахунок ФОП — різні каси. Передоплата, повернення, борги клієнтів видно без окремої таблиці.

Зарплата майстра від виконаних робіт. Саме від робіт, а не від запчастин. Ставка може відрізнятися за каналом: за прийом на місці одна, за поштове замовлення інша.

SMS клієнту. Електронна квитанція одразу після прийому, повідомлення про готовність, прохання про відгук. Шлюз ваш, підпис ваш.

Публічна сторінка статусу. Клієнт відкриває посилання з квитанції й бачить, на якій стадії його ремонт — без реєстрації і без дзвінків «ну що там». Цін, внутрішніх коментарів і коду розблокування там немає: посилання пересилають далі, і це враховано.

Фіскалізація

Це те місце, де більшість нішевих програм закінчується. ФОП, який приймає оплату готівкою або карткою за послуги, зобов’язаний видавати розрахунковий документ. Система підключається до Checkbox: чек видається прямо з неї, а посилання на нього автоматично з’являється в електронній квитанції клієнта.

Окрема тема, у якій варто розібратися до того, як прийде перевірка, — чи потрібен ПРРО саме вашій майстерні.

Скільки це коштує

Зараз — нічого, за будь-якої кількості замовлень і співробітників.

Скажемо чесно, як є: далі планується символічна абонплата, прив’язана до розміру — кількості замовлень і людей. «Безкоштовно назавжди» ми не обіцяємо, обіцяємо попередити заздалегідь, а не заднім числом. Домашня майстерня, де працює одна людина, лишається безкоштовною.

Кому не підійде

Якщо у вас три ремонти на тиждень і зошит справляється — не витрачайте час, вам це не потрібно. Якщо потрібна повноцінна бухгалтерія з проведеннями й балансом — це не бухгалтерська програма, вона про операційний облік мастерні. Якщо у вас уже налагоджений процес у чомусь іншому й він вас влаштовує — переїзд коштує часу, і робити його заради самого переїзду сенсу немає.

Як отримати доступ

Система відкрита: заходьте на КМІТ для сервісного центру й починайте працювати. Прийняти перший пристрій — приблизно п’ятнадцять хвилин.

Дані зі старої програми переносяться: номенклатура, залишки й контрагенти — з вивантаження в Excel. Саме так стартували обидва сервісні центри, для яких система й робилася. Історію ремонтів зазвичай не переносять, вона лишається в старій програмі як архів.

Якщо щось не сходиться або потрібен процес, якого немає, — напишіть нам. Ми користуємося цією системою щодня і зацікавлені, щоб вона ставала кращою.